So nutzt du Umfragen für eine bessere interne Kommunikation

Umfragen spielen nach wie vor eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Demografie und menschliches Verhalten zu verstehen.

Sie liefern wertvolle Einblicke in Leistungskennzahlen, Markenbekanntheit und Zielgruppenpräferenzen. Von Schulen über gemeinnützige Organisationen und Start-ups bis hin zu Konzernen lässt sich der Nutzen von Umfragen in einem Wort zusammenfassen: Verständnis.

Umfragen effektiv für die interne Kommunikation einzusetzen, bleibt jedoch komplex. Dieser Leitfaden zeigt dir Strategien, mit denen du mithilfe von Umfragen eine transparente, kooperative und effiziente Unternehmenskultur schaffen kannst.

Die Bedeutung Von Umfragen Für Die Interne Kommunikation

Umfragen erheben qualitative Daten. Das bedeutet, dass die daraus gewonnenen Erkenntnisse auf der Wahrnehmung der Befragten beruhen. Diese Art von Mitarbeiterfeedback, ist zwar subjektiv, vermittelt aber ein authentisches Bild davon, wie sich die Befragten fühlen. Es erleichtert zudem die Prüfung interner Kommunikationsprozesse und kann wesentlich dazu beitragen, die interne Kommunikationsstrategie eines Unternehmens zu verbessern. Das können Umfragen leisten:

• Umfragen helfen Personalabteilungen und Führungsteams, ihre Mitarbeitenden besser kennenzulernen, Schwachstellen zu erkennen und Strategien für bessere Ergebnisse zu entwickeln. Sie sollen den Grad der Interaktion und Arbeitszufriedenheit ermitteln und dienen damit im internen Kontext als KPIs für die Mitarbeiterzufriedenheit.

• Umfragen können Veränderungen anstoßen, insbesondere wenn es darum geht, mangelhafte Kommunikation zu beheben oder bestehende Kommunikationsstrategien zu verbessern. Eine sorgfältig formulierte Frage in einer Mitarbeiterumfrage kann viel darüber verraten, wie wirksam die Mitarbeiterkommunikation ist.

• Umfragen helfen dir außerdem, die Beurteilung und Schulung deiner Mitarbeitenden zu automatisieren. Eine Feedback-Umfrage vor dem direkten Gespräch kann Zeit sparen und eine kontinuierliche Kommunikation gewährleisten. Mitarbeitende spielerisch dazu zu befragen, woran sie sich aus der Schulung erinnern, ist eine unterhaltsame Möglichkeit, deinen Schulungsprozess zu bewerten.

Teams in Unternehmen Müssen Kommunizieren

Interne Kommunikation hilft bei der Zielsetzung, der Zusammenarbeit zwischen Teams, der Vermittlung von Vision und Mission sowie der Weitergabe von Informationen. Unternehmen müssen kontinuierlich mit ihren Mitarbeitenden kommunizieren, damit diese über aktuelle und bevorstehende Entwicklungen informiert bleiben und der Teamgeist erhalten bleibt.

Häufig entstehen Kommunikationsprobleme, weil es der internen Kommunikationsstrategie an Klarheit oder Konsistenz fehlt.

Das führt dazu, dass Ziele verfehlt werden, Geschäfte verloren gehen und in manchen Fällen offene Konflikte entstehen. Was lässt sich dagegen tun?

Um die Wirksamkeit der Teamkommunikation zu ermitteln, solltest du Kennzahlen zu den Kommunikationsprozessen verfolgen. Dafür kannst du wirksame Umfragen zur Mitarbeiterkommunikation einsetzen und die Analyse ihrer internen Kommunikationskanäle auswerten.

Was Sind KPIs Für Die Interne Kommunikation?

Teamleitungen benötigen regelmäßig Kennzahlen, die zeigen, ob ihr interner Kommunikationsplan zur Zielerreichung und zum Wohlbefinden der Teammitglieder beiträgt. Diese KPIs für die interne Kommunikation geben Einblicke in die Kommunikationsqualität und helfen, mögliche Kommunikationsprobleme zu erkennen.

Interne Kommunikation muss wie alles andere in einem Unternehmen als Projekt angegangen werden. Ohne festgelegte Strategien und Ziele kommunizieren Teams nicht auf dem gewünschten Niveau – und die Verantwortung dafür liegt eindeutig bei den Führungskräften. Neben anderen Indikatoren sollten sie Folgendes verfolgen:

• Antwortrate auf interne Nachrichten

• Anzahl der Klicks in internen E-Mails

• Absprungrate bei Beiträgen im Unternehmensblog

• Teilnahme an virtuellen Teambuilding-Aktivitäten

• Bewertungen des Unternehmens durch Mitarbeitende auf externen Plattformen wie Jobportalen; Diskussionen über das Unternehmen durch Mitarbeitende in sozialen Medien

• Häufigkeit von Konflikten; Motivation der Mitarbeitenden

Warum Solltest Du Umfragen Zur Verfolgung Von KPIs Nutzen?

Neben den quantitativen Aktivitäten der Mitarbeitenden müssen Teamleitungen wissen, was diese wirklich über das Arbeitsumfeld und die Führung fühlen (und denken). Hier sind anonyme Umfragen hilfreich. Mit einer Umfrage zur internen Kommunikation und den richtigen Fragen gewinnst du ein tieferes Verständnis dafür, wie Kommunikation in Unternehmen funktioniert und verbessert werden kann. So helfen Umfragen:

1. Finde Heraus, Ob Die Internen Kommunikationstools Geeignet Sind

Es gibt verschiedene Kommunikationstools, doch nicht alle eignen sich für dein Unternehmen oder Team. Für eine kleine Organisation kann beispielsweise eine Infografik nützlicher sein als ein Webinar, besonders wenn die Mitarbeitenden ständig unterwegs sind. Ebenso kann eine Teamchat-App Informationen effektiver verbreiten als eine E-Mail, die ungeöffnet bleibt.

Empfehlung: Fragen in Umfragen zur internen Kommunikation sollten einen Abschnitt dazu enthalten, welche Kommunikationstools Mitarbeitende in verschiedenen Situationen bevorzugen. 

2. Ermittle, Welche Kommunikationsansätze Funktionieren

Teams für interne Kommunikation sollten ansprechende Wege der Kommunikation finden. Es ist wichtig zu wissen, wie Mitarbeitende die aktuellen Kommunikationsmethoden empfinden, ob diese zu formell oder informell und ob die Inhalte zu ausführlich sind.

Empfehlung: Umfragen sollten keine komplexen Fragen enthalten. Sie sollten nach der erwarteten Häufigkeit, dem Kanal und der Art der Kommunikation fragen.

3. Verbessere Die Leistung

Eine Studie stellte einen Zusammenhang zwischen Mitarbeiterengagement und Stress fest.

Eine Aufgabe der internen Kommunikation besteht darin, Mitarbeitende zu motivieren und zu aktivieren. Das sollte bei allen Kommunikationsstrategien höchste Priorität haben. 

Nehmen wir an, du hast festgestellt, dass das Engagement der Mitarbeitenden bei deinen Kommunikationsmaßnahmen zurückgeht.

Ein Grund dafür könnte sein, dass der interne Kommunikationsplan nicht klar, durchdacht oder konsistent ist.

Empfehlung: In Umfragen zur internen Kommunikation sollte gefragt werden, ob Mitarbeitende die Kommunikationsmaßnahmen des Teams kennen. Außerdem sollte es ein Bewertungssystem geben, mit dem die wirksamsten Kommunikationsaktivitäten eingestuft werden können. Das können E-Mails oder Grafiken, Videos oder geplante Webinare sein. Sogar Teaser kommen infrage.

Umfragen helfen Teams für interne Kommunikation, ihre Arbeit auf den wirksamsten Kommunikationskanal auszurichten, der die Leistung der Mitarbeitenden unmittelbar steigert. 

Fragen dazu sollten möglichst offen formuliert sein, um zu zeigen, dass das Unternehmen bereit ist, seinen Mitarbeitenden zuzuhören und ihre Wünsche zu verstehen.

4. Miss Den Markenruf Deines Unternehmens

Häufig wird der Ruf eines Unternehmens davon bestimmt, was die Mitarbeitenden darüber sagen. Teamkommunikation sollte nicht nur Geschäftsinformationen, sondern auch auf Menschen ausgerichtete Neuigkeiten vermitteln.

Mitarbeitende sollten mehr über Beförderungen, Zusatzleistungen und Belohnungen erfahren. Das sendet ein starkes Signal der Unterstützung und Anerkennung. Umfragen eignen sich hervorragend, um dieses Signal zu messen, und können als Indikator für den Markenruf dienen. Laut Statista ist das Fehlen von Belohnungen und Boni einer der Hauptgründe für einen Jobwechsel.

Empfehlung: Teamleitungen können (und sollten) Umfragekennzahlen analysieren, um den internen Markenruf zu ermitteln. Diese Fragen sollten möglichst nicht offen sein, da die Antworten wahrscheinlich auf den Gefühlen der Befragten beruhen. Stattdessen sollten Bewertungsskalen mit Begriffen wie „Stimme zu“, „Stimme voll und ganz zu“, „Stimme nicht zu“ und „Stimme überhaupt nicht zu“ verwendet werden.

5. Binde Deine Mitarbeitenden Ein

Interne Kommunikation muss genauso um die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden kämpfen wie alles andere, was sie beschäftigt. Mitarbeiterengagement ist wichtig, um Anreize zu schaffen, Wissen zu vermitteln, zu inspirieren und zu unterhalten. Laut Harvard Business Review:

Empfehlung: Nutze Umfragen, um herauszufinden, was deine Mitarbeitenden sehen möchten. Es reicht nicht, Informationen nur zu versenden. Die Mitarbeitenden sollten sich darauf freuen, sie zu erhalten und damit zu interagieren.

Fazit

Indem sie die interne Kommunikation verstärken und die entscheidenden Fragen stellen, die erfassen, was Befragte denken statt fühlen, können Teamleitungen die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und neue Wege zum Unternehmenserfolg erschließen.

Letztlich beruht wirksame Unternehmenskommunikation darauf, die Bedürfnisse und Wahrnehmungen der Mitarbeitenden zu verstehen und Kommunikationsprobleme gezielt anzugehen. Umfragen können daher entscheidend dazu beitragen, die Kommunikation mit Mitarbeitenden zu verbessern und ein gesünderes, kommunikativeres Arbeitsumfeld zu fördern.

Nutze involve.me, den KI-Quiz-Funnel-Builder mit integrierter E-Mail-Automatisierung, um mit vorgefertigten Vorlagen für Umfragen zur internen Kommunikation zu starten und eigene Umfragen zum Mitarbeiterengagement zu erstellen. Versende anschließend mit der integrierten E-Mail-Automatisierung automatisch Erinnerungen und teile die Ergebnisse.
Diese können ein wichtiger Bestandteil deiner internen Kommunikationsstrategie sein und einen bedeutungsvolleren Dialog in deinem Team fördern.

Autor

Nikola Baldikov ist Digital Marketing Manager bei Brosix, spezialisiert auf SAAS-Marketing, SEO und Outreach-Strategien. Neben seiner Leidenschaft für digitales Marketing ist er begeisterter Fußballfan und tanzt gerne.