So integrierst du Formulare in dein CRM

Die meisten CRMs bieten zwar vorgefertigte Formulare, doch in manchen Situationen sind individuelle Formulare außerhalb der CRM-Plattform besser geeignet.

Sehen wir uns an, wann du ein individuelles Formular einsetzen solltest und wie du es nahtlos mit dem CRM deiner Wahl verbindest.

Wann Sind Individuelle Formulare Sinnvoll?

Online-Formulare sind eine einfache und unkomplizierte Lösung. Du bettest sie auf deiner Website ein und erhältst die E-Mail-Adresse oder andere benötigte Informationen, sobald Leads oder Kunden sie ausfüllen.

Fortgeschrittene Formulare könnten für dich interessant sein, wenn du Folgendes benötigst:

Erweiterte Analysen

Vielleicht möchtest du beispielsweise das Nutzerverhalten in deinem Formular analysieren, um Abbruchstellen zu erkennen, herauszufinden, ob überwiegend Mobil- oder Desktopgeräte verwendet werden, oder sogar die geografische Herkunft der Formulareinreichungen nachzuverfolgen. Formulare können weit mehr Daten liefern als nur eine E-Mail-Adresse 💡

Integrationen Mit Externen Systemen

In manchen Fällen müssen deine Formulare in externe Systeme integriert werden oder mit Drittanbieteranwendungen verbunden sein (Kundensupportsysteme, E-Mail-Marketing-Plattformen, Zahlungs-Gateways). Mit einer individuellen Formularlösung kannst du einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen sicherstellen.

Zahlungen

Es kann auch vorkommen, dass du einmalige oder wiederkehrende Zahlungen annehmen möchtest – eine Funktion, die nicht von allen CRMs unterstützt wird. Hier bieten individuelle Online-Formulare einen Vorteil, da du die Zahlungsabwicklung nahtlos integrieren kannst. 

Aspekte Der Nutzererfahrung

Wenn dir eine bestimmte Nutzer- oder Kundenerfahrung wichtig ist oder du besondere Anforderungen an die Interaktion hast, gibt dir eine individuelle Formularlösung mehr Kontrolle über das Verhalten, die Benutzeroberfläche und die gesamte Nutzererfahrung des Formulars – und kann so die Conversion-Rate verbessern. Du kannst bei deinen Formularen sehr kreativ werden, wie ich mit diesem Feedback-Formular gezeigt habe:

 Wähle Einen Kompatiblen Formular-Builder

Im ersten Schritt suchst du einen Online-Formular-Builder, der deine Anforderungen erfüllt.

Idealerweise bietet der gewählte Formular-Builder wichtige Funktionen wie Optionen zur individuellen Gestaltung, verschiedene Feldtypen, bedingte Logik sowie Datei-Uploads oder Zahlungsabwicklung. Prüfe außerdem, ob er für Mobilgeräte optimiert ist, Datenschutzvorschriften wie die DSGVO erfüllt und einfach zu bedienen ist.

Deine Formulareinstellungen sollten außerdem flexibel genug sein, um das Formular direkt auf deiner Website einzubetten, als Pop-up zu teilen oder über einen Link zu verbreiten.

Denk daran, dass Formulare verschiedene Formate annehmen können und weit über Standardfelder hinausgehen. Sieh dir diese mit involve.me erstellten eingebetteten Formulare an – dem KI-Quiz-Funnel-Builder mit integriertem CRM und E-Mail-Automatisierung:

Bei der Auswahl deines Formular-Builders solltest du möglichst eine Lösung wählen, die eine integrierte Anbindung an deine CRM-Plattform bietet. Ich zeige dir, wie du dein Formular mit dem CRM deiner Wahl verbindest – sowohl mit einer nativen Integration als auch ohne.

Native Integration Einrichten  

Sehen wir uns an, wie involve.me über eine native Integration eine Verbindung zum CRM deiner Wahl herstellt. involve.me ist der KI-Quiz-Funnel-Builder mit integrierter E-Mail-Automatisierung: Erstelle Quizze, Assessments, Rechner, Produktempfehlungs-Flows, Landingpages und Formulare, die Kontaktdaten erfassen, Leads qualifizieren und Zahlungen abwickeln.

Zur Einordnung: Mit Formularen, die du mit involve.me erstellst, kannst du Kontaktdaten erfassen, Umfragen durchführen, Leads generieren und qualifizieren und sogar Zahlungen abwickeln.

involve.me bietet native Integrationen mit den meisten beliebten CRMs, darunter HubSpot, Keap, Salesforce, Marketo Engage, Pipedrive, SALESmango, Zendesk Sell, Zoho CRM, Brevo und Freshales.

So richtest du die Integration mit HubSpot ein:

Öffne in der oberen Leiste den Tab „Connect“, suche das Tool, das du integrieren möchtest (in unserem Fall HubSpot CRM), und klicke auf „Connect“.

Nachdem du die Integration mit involve.me erfolgreich eingerichtet hast, kannst du die Verbindung über das Stiftsymbol umbenennen. So behältst du den Überblick und vermeidest mögliche Verwechslungen – besonders, wenn du mehrere Verbindungen eingerichtet hast.

Die Integration synchronisiert Standardeigenschaften automatisch mit dem CRM. Gleichzeitig versendet die integrierte E-Mail-Automatisierung von involve.me Follow-up-E-Mails oder führt für dieselbe Einreichung eine Automatisierung aus, damit der Kontakt sofort die passende nächste Nachricht erhält.

Sobald die Integration eingerichtet ist, verbindest du sie mit dem gewünschten Funnel. Öffne dein Dashboard oder deinen Workspace, rufe das Dropdown-Menü auf der Funnel-Karte auf und wähle „Connect“. Navigiere dazu in dein Dashboard oder den Workspace, in dem sich dein Projekt befindet. Öffne dort das Dropdown-Menü auf deiner Projektkarte und wähle die Option „Connect“.

Profi-Tipp: Wenn dir DSGVO-Konformität wichtig ist, füge deinen Funnels eine Opt-in-Checkbox hinzu, um die Zustimmung der Nutzer einzuholen.

Aktiviere zunächst in den Einstellungen deiner Integration die Option „Only trigger integration when opt-in checkbox was selected“. Dadurch wird die Integration nur ausgelöst, wenn der Nutzer die Opt-in-Checkbox aktiv ausgewählt hat.

Dein CRM über Zapier Mit Formularen Verbinden

Wenn es keine direkte Integration gibt, kannst du deine Software über individuelle Webhooks oder Zapier.

Zapier ist eine benutzerfreundliche Plattform, die das Verbinden eines Formular-Builders mit deinem CRM (und weiteren 5,000+ unterstützten Apps) vereinfacht.

Um dein CRM mithilfe von Zapier mit einem Online-Formular-Builder zu verbinden, erstellst du zunächst ein Zapier-Konto, falls du noch keines hast. Zapier bietet kostenlose und kostenpflichtige Tarife mit unterschiedlichen Funktionen und Nutzungslimits.

Wähle den Formular-Builder aus, den du verbinden möchtest (zum Beispiel involve.me). Wähle anschließend dein CRM (ich habe Pipedrive gewählt) und lege das Trigger-Ereignis fest, das die Integration auslöst, etwa eine neue Formulareinreichung.

Konfiguriere die Aktionseinstellungen passend zu deinen Anforderungen. Teste die Aktion, um sicherzustellen, dass sie wie erwartet funktioniert. Gib deinem Zap einen Namen und aktiviere ihn, um die Automatisierung einzuschalten.

Sobald der Zap aktiv ist, wird er bei jedem Auftreten des Trigger-Ereignisses automatisch ausgeführt und führt anhand deiner Einstellungen die festgelegte Aktion aus. Du kannst mehrstufige und komplexe Workflows erstellen, indem du weitere Aktionen hinzufügst oder Filter und Bedingungen in Zapier nutzt.

Fazit

Individuelle Formulare können zusammen mit deinem CRM in Situationen enormen Mehrwert bieten, in denen die vorgefertigten CRM-Formulare deine Anforderungen nicht vollständig erfüllen. Setze individuelle Formulare ein, passe die Nutzererfahrung an, erfasse gezielt Daten und stelle mit Zapier oder nativen Integrationen eine nahtlose Verbindung zu externen Systemen her.

Nutze die Möglichkeiten individueller Formulare, um deine CRM-Workflows zu verbessern und deinen Kunden außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten. Viel Spaß beim Erstellen deiner Formulare!