Llevas doce minutos en una llamada de descubrimiento gratuita, reservada a través de tu formulario de admisión para coaching. La persona al otro lado es amable, se expresa bien y acaba de explicarte que lo que realmente quiere es ayuda para redactar el plan de negocio de una cafetería que todavía no ha abierto.
Tu especialidad es el coaching para quienes dirigen un equipo por primera vez. Podrías haberlo sabido con dos preguntas del formulario que rellenó para reservar esta llamada. En cambio, el formulario le pedía su fecha de nacimiento, los tres logros de los que más se enorgullece y cómo puntuaría su satisfacción vital del uno al diez, preguntas que respondió con cuidado y que no te dijeron nada sobre si eras el coach adecuado en su caso.
Ese es el problema de la mayoría de los formularios de admisión para coaching. Son dos formularios grapados: un conjunto de preguntas que decide si debes aceptar a alguien y otro que te ayuda a hacerle coaching una vez aceptado. El primero corresponde a antes de la llamada. El segundo, a después de que te haya dicho que sí. Preguntar ambos a la vez significa que un desconocido responde preguntas personales antes de confiar en ti, y aun así no sabes quién merece la llamada.
¿Qué Es Un Formulario De Admisión Para Coaching?
Un formulario de admisión para coaching es el cuestionario que usa un coach para conocer a un cliente antes de trabajar con él: objetivos, trayectoria, lo que ya ha probado, cómo le gusta trabajar y los detalles prácticos de la colaboración. La mayoría de las plantillas que encontrarás en internet reúnen todo eso en un único documento largo y lo envían antes de la primera sesión.
Ahí empieza la confusión, porque «antes de la primera sesión» abarca dos momentos muy distintos.
La Solicitud Y El Formulario De Incorporación Son Dos Formularios Distintos
El primer momento es antes de la llamada de descubrimiento. Alguien te ha encontrado, le ha gustado lo que ha leído y quiere hablar. Lo que necesitas ahora es información suficiente para decidir si merece la pena tener esa llamada, y esa persona necesita lo mismo de ti para decidir lo mismo. A ese formulario llámalo la solicitud.
El segundo momento es después de la llamada, cuando ya te ha dicho que sí. Ha aceptado trabajar contigo y ahora necesitas los detalles que dan forma a la primera sesión: su historia, su contexto, sus preferencias, eso que no le ha contado a nadie más. A ese formulario llámalo el formulario de incorporación.
Los dos formularios hacen preguntas distintas, a una persona distinta, con un nivel de confianza distinto. Un cliente potencial que todavía no ha hablado contigo te dará un rango de presupuesto y un objetivo. Un cliente que acaba de firmar te contará por qué no funcionó con su coach anterior.
Si ya usas funnels para coaches que captan el interés con un quiz o un lead magnet, la solicitud es el siguiente paso para quienes quieren una conversación, y el formulario de incorporación es lo que reciben cuando la conversación ha funcionado.
Por Qué Un único Formulario De Admisión Para Coaching Falla En Ambas Tareas
Hay dos posturas populares sobre los formularios de admisión, y las dos las defienden personas que lo han pensado bien.
Argumentos Para No Enviar Ningún Formulario Antes De La Llamada
Una corriente dice que no envíes nada antes de la consulta. La llamada es donde creas confianza, un formulario parece una tarea escolar, y pedirle a alguien que rellene un cuestionario antes de conocerte levanta un muro delante de las personas con más probabilidades de comprar. Envía el formulario de admisión cuando reserven una sesión completa, uno o dos días antes de empezar.
Ese argumento acierta en que un formulario largo antes de la llamada te hace perder clientes potenciales. Pero eliminar el formulario por completo significa que cada persona que hace clic en «reservar una llamada» se lleva cuarenta minutos de tu semana, incluida la persona de la cafetería y el estudiante al que le encantan tus vídeos y que no tiene ningún presupuesto.
Las llamadas gratuitas parecen generosas. También son lo más caro que regala un coach independiente, y dejan de escalar en cuanto tu calendario se llena de personas a las que no puedes ayudar.
Lo Que Te Cuesta La Plantilla De 40 Preguntas
La otra corriente entrega el cuestionario completo desde el principio. Datos personales, situación sentimental, puntuaciones de satisfacción vital, valores, fortalezas, los mayores retos de los últimos cinco años. Es exhaustivo y tiene buena intención.
También le pide a un desconocido sus respuestas más personales antes de saber si eres bueno. Algunos lo rellenarán con sinceridad. Muchos lo leerán por encima, escribirán respuestas de una palabra o cerrarán la pestaña. Y las preguntas que de verdad te dirían si aceptar la llamada, en qué quieren ayuda y si pueden pagarla, están enterradas en la pregunta 31 o directamente no aparecen.
La plantilla larga se escribió para incorporar a alguien que ya había dicho que sí, y por eso es tan mala para calificar a alguien que todavía no lo ha hecho.
La Solicitud De Coaching Previa a La Llamada, En Seis a Ocho Preguntas
La solicitud tiene una sola tarea: decirte, antes de la llamada, si esta persona es alguien a quien puedes ayudar y si está en condiciones de recibir ayuda. Con seis a ocho preguntas basta, y la mayoría de los coaches puede reducirlas a seis.
Gran parte de lo que hace buena a una pregunta de calificación es igual en todos los sectores. Para la versión general, consulta preguntas de calificación de leads. Lo que sigue es la versión para coaching.
Preguntas Que Te Dicen Si Puedes Ayudar
¿En qué te gustaría recibir ayuda ahora mismo? Ofrece como opciones las cuatro o cinco áreas en las que realmente haces coaching, más «otra cosa». Una pregunta de opción múltiple se responde más rápido que un cuadro en blanco y te dice enseguida si la persona encaja en tu especialidad.
¿Cómo se refleja eso en tu día a día? Una respuesta breve de texto libre. Aquí es donde aparece el plan de la cafetería antes de la llamada, y no a los doce minutos de empezarla.
¿Qué has probado ya? Libros, cursos, otro coach, nada todavía. Alguien que ha probado tres cosas y sigue estancado suele encajar mejor que alguien que empieza de cero, y además te dice con qué te va a comparar.
Preguntas Que Te Dicen Si Ha Llegado El Momento
¿Cuándo quieres empezar? Este mes, en los próximos tres meses, solo estoy explorando. Quienes solo están explorando son bienvenidos, y no necesitan una llamada esta semana.
¿Cuánto has reservado aproximadamente para el coaching? Ofrece rangos que coincidan con tus precios e incluye uno por debajo de tu paquete más barato.
¿Cuánto tiempo puedes dedicarle a esto cada semana? El coaching fracasa más a menudo por falta de tiempo que por falta de motivación.
¿Participa alguien más en la decisión? Es habitual en el coaching ejecutivo y de negocios, donde paga una empresa.
Después, un formulario de contacto con nombre y email y, opcionalmente, un número de teléfono si devuelves las llamadas.
Yo pondría la pregunta del presupuesto en la solicitud, sin pedir disculpas por ello. Una pregunta por rangos resulta menos incómoda que la alternativa, que es descubrir en la llamada que tu paquete más barato cuesta cuatro veces lo que la persona tenía en mente, con los dos fingiendo no darse cuenta.
Lo Que La Solicitud De Coaching Nunca Debería Preguntar
Algunas preguntas están bien para un cliente y fuera de lugar para un cliente potencial. Déjalas fuera de la solicitud:
Fecha de nacimiento, dirección, estado civil o datos familiares. No los necesitas para decidir sobre una llamada, y un desconocido no tiene ningún motivo para dártelos.
Ingresos o salario exactos. Pregunta por el presupuesto en rangos. Así respondes a la pregunta que de verdad tienes.
Nada médico ni nada sobre traumas pasados. Si importa para el coaching, saldrá más adelante, con un cliente que confía en ti, y parte de ello corresponde a otro tipo de profesional.
Escalas de satisfacción vital, ejercicios de valores y preguntas de personalidad. Útiles en una primera sesión. Antes de la llamada son una tarea escolar.
Una buena prueba: si la respuesta no cambiaría tu decisión de aceptar la llamada, la pregunta corresponde al formulario de incorporación.
Cómo Puntuar Una Solicitud De Coaching En involve.me
Leer cada solicitud a mano funciona cuando recibes tres a la semana. Con quince a la semana empiezas a leer por encima, y así es como la persona de la cafetería consigue una cita. La puntuación hace la primera lectura por ti, y es la parte de la calificación de leads que un creador de formularios suele dejarte a ti.
Si la idea es nueva para ti, aquí tienes qué es el lead scoring en términos generales. Para la solicitud de coaching es sencillo: cada respuesta de una pregunta de opción múltiple suma puntos, y el total decide qué ve a continuación quien envía la solicitud.
En involve.me asignas esos puntos a cada respuesta con la opción «Puntuación y cálculo individuales» de cada pregunta de opción múltiple. Las preguntas de encaje son las que más pesan. «Otra cosa» como objetivo principal podría valer cero, y una de tus áreas principales de coaching podría valer diez. El presupuesto y el momento pesan menos, porque alguien que encaja muy bien pero está a tres meses de empezar sigue mereciendo que mantengas el contacto.
Tres Resultados, No Un Sí Y Un No
involve.me tiene tres tipos de funnel: página de agradecimiento, Resultados basados en respuestas y Resultados basados en puntuación. La solicitud usa Resultados basados en puntuación, con tres rangos:
Reserva la llamada. Buen encaje, fecha de inicio cercana, presupuesto dentro del rango. La página de resultados lo dice y muestra tu calendario ahí mismo.
Todavía no. Buen encaje, pero el momento o el presupuesto no acompañan. La página de resultados lo dice con sinceridad y ofrece algo útil ya, como una guía o un programa más pequeño, además de la promesa de seguir en contacto.
No encaja con tu coaching. Su objetivo queda fuera de lo que haces. La página de resultados se lo dice con amabilidad y, cuando puedes, le indica una opción mejor.
El rango intermedio es el que la mayoría de los coaches se salta, y creo que es el que más rinde. Un filtro de sí o no rechaza a todas las personas interesadas que aún están en una fase temprana, y son precisamente ellas las que vuelven seis meses después si alguien se acordó de ellas.
Si ya usas funnels de quiz para coaches, la puntuación funciona igual, y ese artículo profundiza en cómo fijar los umbrales de los rangos. La diferencia está en lo que va delante. Un quiz le da algo a quien lo responde. Una solicitud le pide algo, así que solo funciona con personas que ya quieren hablar.
Eso se refleja en lo que crean los coaches. Según los datos de nuestras propias cuentas, los formularios representan aproximadamente uno de cada seis funnels que crean los coaches en involve.me, y los quizzes, el formato más habitual, suponen alrededor de un tercio. El quiz llena la parte superior del funnel. La solicitud decide quién recibe tu tiempo.
Qué Pasa Después De La Solicitud En involve.me
Una solicitud puntuada es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es lo que le ocurre a cada rango en la hora siguiente al envío y en las semanas posteriores.
El Paso De Reserva En La Página De Resultados
Coloca el calendario de reservas en la página de resultados «reserva la llamada» y en ningún otro sitio: aquí es donde reservas reuniones calificadas. El elemento «Programar citas» de involve.me carga la herramienta de programación que ya usas, como Calendly, Cal.com o TidyCal, dentro de la página de resultados, para que un solicitante calificado pase de responder tu última pregunta a elegir un horario sin salir de la página. Varias de esas herramientas rellenan automáticamente el nombre y el email recogidos antes en el funnel.
La Secuencia De Email Para Quienes Todavía No Están Listos
El rango «todavía no» es donde las secuencias de email automatizadas dan resultado. En involve.me es un único flujo de trabajo que se activa con los envíos completados del funnel de solicitud, con una división de lógica condicional según el resultado:
Reserva la llamada. Una confirmación breve, más un email interno para ti con sus respuestas en el cuerpo del mensaje, para que hayas leído su solicitud antes de que empiece la llamada.
Todavía no. Un email que recuerda lo que la persona dijo que quería, con sus propias respuestas, y envía el recurso que prometía la página de resultados. Después, una espera de un par de semanas y un segundo email con algo específico para su objetivo. Después, otra espera y un email de seguimiento que pregunta si el momento ha cambiado.
No encaja con tu coaching. Un email amable con la recomendación, y el flujo de trabajo termina.
Como el flujo de trabajo lee las mismas respuestas que recogió la solicitud, los emails de «todavía no» pueden decir «mencionaste que te gustaría empezar en los próximos tres meses» en lugar de «espero que estés bien». La secuencia de email después del resultado de un quiz funciona igual, y el artículo sobre funnels de quiz mencionado arriba la explica con más detalle.
La parte discretamente útil es el email interno. Un solicitante que encaja bien y reserva una llamada para mañana por la mañana no debería ser una sorpresa y, con su objetivo, su rango de presupuesto y lo que ya ha probado en tu bandeja de entrada, la llamada empieza en el minuto diez en lugar del minuto cero.
El Formulario De Incorporación, Cuando Alguien Ya Ha Dicho Que Sí
El formulario de incorporación es donde van las preguntas largas y, después de la llamada, dejan de parecer una tarea escolar. Tu nuevo cliente te ha elegido. Quiere que la primera sesión salga bien y te dará los detalles que lo hacen posible.
Trayectoria, Objetivos Y Preferencias
Recupera las preguntas que la solicitud omitió y profundiza en las que sí hizo:
Trayectoria y contexto. Puesto o situación actual, qué ha cambiado recientemente y qué le ha llevado a buscar un coach ahora.
Objetivos con sus propias palabras. Qué quiere que sea diferente dentro de tres meses y dentro de un año, y cómo sabrá que ha funcionado.
Qué se lo ha impedido antes. La versión sincera de «qué has probado», ahora que confía en ti.
Fortalezas y valores. Aquí es donde encajan los ejercicios de valores y las escalas de satisfacción vital, si los usas.
Cómo le gusta trabajar. Duración de las sesiones, formato, lo directo que quiere que seas y cómo prefiere que le contactes entre sesiones.
Detalles prácticos. Zona horaria, disponibilidad y cualquier otra cosa que necesites para programar el primer mes.
Dos ajustes hacen que este formulario sea mejor que la versión en papel. Haz las preguntas de más peso en la segunda mitad, después de que unas cuantas fáciles hayan creado impulso. Y usa algunas preguntas de opción múltiple incluso aquí, porque un cliente que se enfrenta a ocho cuadros de texto en blanco seguidos es un cliente que terminará el formulario a las 11 de la noche con respuestas de una línea.
Acuerdo, Firma Y Pago Al Final Del Formulario De Incorporación
Los trámites entre el «sí» y la primera sesión son donde muchos negocios de coaching pierden tiempo. Envías un acuerdo en PDF, una factura desde otro sitio y un cuestionario desde un tercero, y luego tienes que perseguir los tres.
Puedes crear un formulario de admisión de clientes en involve.me que lo gestione todo en un solo lugar. Pon primero las preguntas de incorporación, después el acuerdo de coaching con una firma mediante el elemento de firma electrónica, y cobra el pago en la última página con el elemento «Cobrar pagos», a través de Stripe, PayPal o Square, para una tarifa única o un paquete recurrente.
Después, un flujo de trabajo de automatización de email que se activa con el pago completado envía al nuevo cliente un email de bienvenida y a ti un email interno que dice que el formulario de incorporación está completo y que ya puedes preparar la primera sesión.
Dos detalles de los planes que conviene conocer antes de crearlo: el cobro de pagos funciona a partir del plan Start, y el elemento de firma electrónica está en el plan Scale. Si tienes el plan Start o Grow, mantén el acuerdo como un documento enlazado y pide que marquen una casilla para aceptarlo.
La recompensa es un solo enlace enviado después de la llamada en lugar de tres emails y una semana persiguiendo a la persona.
Cómo Crear Los Dos Formularios De Coaching En involve.me
No necesitas crear ninguno de los dos formularios desde una página en blanco. Puedes crear el formulario con IA describiéndoselo al AI Agent: «una solicitud de seis preguntas para un coach de liderazgo, puntuada en tres resultados, con un calendario en el resultado principal». El AI Agent crea las páginas, las preguntas, la puntuación y las páginas de resultados, y tú editas a partir de ahí. Funciona en el plan Free con sus dos niveles de esfuerzo más bajos.
O empieza con una de las plantillas de formularios de admisión y cambia las preguntas por las tuyas.
Empieza con una plantilla de consulta o de admisión
Cambia las preguntas, los rangos y el calendario por los de tu coaching
Formulario de reserva de consultas Plantilla
Página de leads para obtener una consulta gratuita Plantilla
Cita de consultoría empresarial Plantilla
Preguntas Del Formulario De Admisión Para Coaching, Antes Y Después De La Llamada
Pregunta | Solicitud, antes de la llamada | Formulario de incorporación, después del sí |
|---|---|---|
¿En qué quieres ayuda? | Sí, como pregunta de opción múltiple | Sí, con sus propias palabras y con más profundidad |
¿Qué has probado ya? | Sí, brevemente | Sí, incluido lo que se lo impidió |
¿Cuándo quieres empezar? | Sí | No, ya está decidido |
Presupuesto | Sí, como rango | No, ya está acordado |
Tiempo por semana | Sí | Sí, con la disponibilidad real |
Quién más decide | Sí, para coaching de negocios y ejecutivo | No |
Datos de contacto | Nombre y email | Todos los datos que necesitas para facturar y programar |
Trayectoria y puesto | Solo si determina el encaje | Sí |
Fortalezas, valores, satisfacción vital | No | Sí, si los usas |
Preferencias de comunicación y de sesión | No | Sí |
Fecha de nacimiento, dirección, datos familiares | No | Solo lo que realmente necesites |
Acuerdo y pago | No | Sí, al final del formulario de incorporación |
Si solo cambias una cosa esta semana, divide tu formulario en dos. Pasa todo lo que no decide la llamada a después de la llamada, y observa quién reserva.
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Preguntas frecuentes sobre el formulario de admisión para coaching
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Antes de la llamada de descubrimiento, una solicitud breve: en qué quiere ayuda el cliente potencial, qué ha probado, cuándo quiere empezar, un rango de presupuesto, el tiempo disponible y los datos de contacto. Cuando diga que sí, un formulario de admisión más completo: trayectoria, objetivos con sus propias palabras, fortalezas y valores, preferencias de comunicación y detalles prácticos de agenda.
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Envía una solicitud breve antes de la llamada de descubrimiento, para decidir si vale la pena tener esa llamada. Envía el formulario de incorporación completo justo después de la llamada, una vez que el cliente haya dicho que sí, con el acuerdo y el pago al final.
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De seis a ocho. Cada pregunta debe decirte si puedes ayudar a la persona o si está lista para empezar. Todo lo demás corresponde al formulario de incorporación.
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Sí, en la solicitud, como un rango que coincida con tu forma de fijar precios, con una opción por debajo de tu paquete más económico. Les ahorra a ambos una llamada en la que el precio resulta una sorpresa.
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Fecha de nacimiento, dirección, estado civil, ingresos exactos, cualquier dato médico y ejercicios personales como escalas de valores o de satisfacción vital. Ninguno sirve para decidir si aceptar la llamada, y un cliente potencial todavía no tiene motivos para compartirlos.
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El formulario de admisión recopila información sobre el cliente. El acuerdo establece las condiciones del coaching: honorarios, número de sesiones, cancelación y confidencialidad. Ambos pueden estar en un mismo funnel de incorporación después de que el cliente diga que sí, con las preguntas de admisión primero y el acuerdo y el pago al final.
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Puntúa la solicitud. Asigna puntos a cada respuesta según el encaje y la disposición para empezar, y luego envía a cada candidato a uno de tres resultados: reservar la llamada, todavía no, o el coaching no encaja. Solo el primero ve tu calendario.
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Sí. En involve.me, el elemento Schedule Appointments coloca tu herramienta de programación, como Calendly o Cal.com, en la página de resultados de los candidatos calificados, para que reserven justo después de la última pregunta.
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Sí. En involve.me, el formulario de incorporación puede terminar con el acuerdo, recopilar una firma electrónica en el plan Scale y cobrar el pago en su página final a partir del plan Start. Después, un flujo de trabajo que se activa con el pago completado envía el email de bienvenida.
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Puedes crear y publicar la solicitud en el plan Free de involve.me, también con el AI Agent. La automatización de emails y el cobro de pagos requieren un plan de pago a partir de Start.